Los 5 problemas más comunes en el proceso de nómina
El escenario feliz de una empresa es que haya cero errores en el cálculo del salario y de impuestos al procesar una nómina. Sabemos que esto no sucede en realidad, el error humano es un riesgo inherente, el cual debemos de controlar para minimizarlo.
Las consecuencias de los errores de nómina afectan tanto al empleado como a la empresa, por ejemplo, cuando llegamos a la incómoda situación en la que un empleado pide aclaración de su salario por haberle pagado menos. En el caso contrario, cuando el empleado tiene un depósito de nómina con una cantidad mayor a la que le correspondía, que por lo regular no se reporta; convirtiéndose en una pérdida para la empresa.
Por otro lado, los errores de nómina afectan los cálculos e importes de pago de impuestos. Las diferencias generan pagos de multas y recargos a las autoridades fiscales y laborales.
Anticípate a los problemas de nómina en una empresa para que los tomes en cuenta y no te agarren de curva.
1. Procesar una nómina en Excel sin tener un sistema o programa para calcularla.
El Excel puede llegar a ser traicionero e inestable, así que confiar tu proceso de nómina 100% al Excel, es dirigirte al valle de estrés tóxico donde hay pocas horas de sueño y muchos problemas que resolver.
2. No tener un reporte de movimientos e incidencias para el cálculo de nómina.
Todos los movimientos de una nómina pueden ser reportados por teléfono, correo, documentos impresos, WhatsApp, etc. Si las incidencias no se recolectan en un sólo archivo o sistema, los pagos erróneos están a la puerta de tu empresa. La recolección debe ser en tiempo y en forma logrando transparencia tanto para el empleado y empresa.
3. Hacer una nómina sin calendario.
Cuando trabajas una nómina necesitas anticipación y la obtienes programando tus pagos recurrentes en un calendario. El tiempo es tu gran aliado para consolidar incidencias, procesarlas y analizarlas antes de ser pagada y timbrada. Al no tener tu calendario, siempre estarás como el Conejo Blanco de Alicia en el País de las Maravillas, corriendo y siempre checando el reloj.
4. No tener personal adecuado.
En muchas ocasiones, el presupuesto en una empresa es corto y no asegura tener personal administrativo calificado para procesar una nómina. Sin duda alguna, la falta de control interno en el proceso de cálculo de nóminas resulta en una incorrecta manipulación de datos que termina siendo contraproducente. Sale más caro el caldo que las albóndigas.
5. Abrir nóminas para recálculo.
Cuando existen errores en los pagos de nómina, es pertinente corregirla en el siguiente periodo de pago o si es de urgencia, crear un periodo extraordinario. Conclusión: nunca abras un periodo pagado para corrección, lo que se pagó en el periodo se pagó. Lo que pasa en el periodo de nómina se queda en ese periodo de nómina.
6. Tener datos incorrectos de los empleados.
Temas como ausencias, incapacidades, vacaciones y horas extras son datos que deben quedar claros entre los colaboradores y la empresa. Este flujo de información es frágil, dando lugar a errores de cálculos en la nómina. Para evitar estos errores, es importante cambiar el modelo de comunicación entre los colaboradores y la empresa para que los datos de nómina sean correctos y estén transparentes desde antes del timbrado.
El proceso de nómina en la mayoría de las empresas está expuesto a errores, y es como seres humanos nunca estamos exentos a equivocarnos. Es por eso que es importante apoyarse de herramientas modernas y fáciles de usar para evitar esos errores, imprecisiones y problemas en la comunicación, que nos evitarán incumplimientos en obligaciones legales o frustraciones de los colaboradores de tu empresa.
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