Documentos que integran un expediente laboral
Una de las características básicas del área de Recursos Humanos es la administración del equipo de trabajo, llevar una correcta administración te puede salvar de muchos problemas; sobre todo dentro de la empresa y ante las autoridades con cualquier notificación o revisión. Contar con expedientes laborales de tu equipo de trabajo es básico, más que básico, es INDISPENSABLE. Por tal motivo, te explicaremos qué es un expediente laboral, por qué es importante, qué documentos lo integran y los tipos de expedientes laborales que puedes gestionar.
¿Qué es un expediente laboral?
Un expediente laboral, es el conjunto de documentos oficiales y cualquier otro documento que detalle la relación laboral del colaborador desde el momento de reclutamiento y selección hasta su salida de la empresa, es decir, de todo su ciclo como colaborador en la empresa. Para que cuentes con los expedientes laborales perfectos, se deben de tener en cuenta al menos tres cualidades:
- que sea fácil de acceder
- que la información se encuentre protegida
- que esté organizado de forma cronológica
¿Por qué es importante un expediente laboral?
Además de que un expediente laboral es fundamental para el control interno de una empresa, donde permite una buena gestión y ayuda con los inconvenientes legales, también es importante para la toma de decisiones de cualquier movimiento dentro de la empresa como incrementos salariales o cuando el colaborador pueda subir de puesto.
¿Cómo se integra un expediente laboral?
Los documentos que deben de integrar un expediente laboral se dividen en dos partes, personales y laborales.
PERSONALES. Documentos proporcionados exclusivamente por el colaborador:
- Acta de nacimiento
- CURP (Clave Única de Registro de Población)
- RFC (Registro Federal de Contribuyentes)
- NSS (Número de Seguro Social)
- Aviso de retención de descuento INFONAVIT Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (sí es el caso),
- Comprobante de domicilio
- Identificación oficial (Credencial INE, Instituto Nacional de Estadística o Pasaporte),
- Cédula Profesional o comprobantes de estudios
- Documento bancario que comprueba la cuenta bancaria para su pago
- CV (Currículum Vitae)
- Cartas de recomendación o constancias laborales
- Otros documentos que sean de relevancia para la empresa
LABORALES. Documentos creados por el empleador de acuerdo con la relación laboral, así como también documentos que se obtienen por las autoridades.
- Contratos
- Cartas responsivas
- Constancias de capacitación
- Reglamentos de la empresa
- Comprobantes de pago de nómina
- Movimientos ante el IMSS (altas, bajas, movimientos de salario), incapacidades, etc.
Al organizar un expediente laboral es de gran ayuda tener una plantilla de documentos personales y laborales que debe de contener, así para el colaborador que tenga como tarea reunir los documentos tenga una guía.
Expediente Laboral: Físico vs. Digital
Documentar todo lo relevante de un colaborador puede ser una tarea ardua por la recolección y espacio de los documentos. Por lo que, a lo largo de la existencia del área de Recursos Humanos y de sus buenas prácticas, se ha optado por la digitalización de los documentos. Aunque, hoy en día, un expediente laboral físico es utilizado por muchas empresas por la simple razón que las autoridades aún lo requieren en físico, “papelito habla”.
Así que te recomendamos contar con un proceso híbrido, en el que puedas automatizarlo mejorando la productividad del equipo de trabajo y la sustentabilidad de la empresa, gastando menos papel y dinero. Con Lira, puedes gestionar tus expedientes digitales con las tres cualidades básicas: fácil acceso, cronológico y protegido. Crea tu cuenta gratis aquí https://bit.ly/3SJxsKq y disfruta de tu nómina en armonía.
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